Powszechny obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej wejdzie w życie 1 stycznia 2020 r. Warto jednak pamiętać, że już w tym momencie ten obowiązek dotyczy niektórych zamawiających, niektórych postępowań i niektórych dokumentów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw przepisy ustawy zmienianej w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez:

1. centralnego zamawiającego od 18 kwietnia 2017 r.,
2. innych zamawiających niż centralny zamawiający, w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, od 18 października 2018 r., z tym że składanie JEDZ odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej już od 18 kwietnia 2018 r.,
3. innych zamawiających niż centralny zamawiający, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, od 1 stycznia 2020 r.

W przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego oraz w przypadku postępowań prowadzonych z zastosowaniem procedury unijnej przez innych zamawiających zastosowanie znajdzie art. 10a i następne ustawy Pzp. W tych postępowaniach mianowicie komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu JEDZ, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. (Obejrzyj wideo-szkolenie o oświadczeniach i dokumentach po elektronizacji)

Zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia nie został sporządzony w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia. W przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

Z treści przywołanych regulacji należy wywieść następujące wnioski:

• Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wstępne oświadczenia, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zgodnie z art. 73 § 1 kc, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

Jeżeli zatem oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, powinny zostać sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a niedochowanie wymaganej formy skutkuje ich nieważnością, to brak jest możliwości sporządzenia i przekazania zamawiającemu ich elektronicznej kopii. To samo dotyczy pełnomocnictwa, które zgodnie z art. 99 § 1 kc powinno być udzielone w tej samej formie, która jest wymagana dla ważności oferty.

• Możliwość przedłożenia jako kopii dokumentu (tj. np. skanu) poświadczonej za zgodność z oryginałem przez odpowiednią osobę uprawnioną do reprezentacji nie dotyczy zatem wszystkich dokumentów i oświadczeń składanych w postępowaniu i z całą pewnością nie dotyczy oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia wstępnego wykonawcy.

Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

• W postępowaniach, które kwalifikowane są do udzielenia w jednym z „trybów pozaprzetargowych”, obowiązują reguły składania dokumentów przedstawione powyżej.

Zgodnie z art. 18a ustawy o zmianie ustawy Pzp w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2020 r.:

• komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem, że wybrany przez zamawiającego sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji – zamawiający powinien określić w dokumentacji postępowania, tu: w zaproszeniu do negocjacji wybrany przez siebie sposób komunikacji,
• jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania,
• oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy zmienianej w art. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

A zatem jeżeli zamawiający dopuszcza, by wymienione dokumenty zostały złożone w postaci elektronicznej, powinien to zasygnalizować w postaci odpowiedniego zapisu w siwz, a w przypadku milczenia zamawiającego w zakresie możliwości złożenia wskazanych dokumentów w postaci elektronicznej (brak stosownych zapisów) jedyną dopuszczalną formą jest forma pisemna.

Więcej o prowadzeniu komunikacji drogą elektroniczną dowiesz się z wideo-szkolenia prowadzonego przez L. Wendołowskiego

Katarzyna Bełdowska – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej, stale współpracuje z www.portalzp.pl